En los últimos años, la digitalización de los procesos empresariales ha avanzado a pasos agigantados, y uno de los cambios más relevantes en el ámbito fiscal y contable es la implementación del nuevo sistema de facturación electrónica.
Este sistema busca modernizar, simplificar y hacer más eficiente la emisión y gestión de facturas, beneficiando tanto a las empresas como a las administraciones públicas y a los consumidores.
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica consiste en emitir, recibir y almacenar facturas en formato digital, eliminando la necesidad de documentos en papel. Este método no solo reduce costos y tiempos, sino que también favorece la trazabilidad y la transparencia en las transacciones comerciales.
¿En qué consiste el sistema de facturación electrónica?
El sistema de facturación electrónica introduce cambios importantes respecto a los modelos anteriores, con el objetivo de adaptarse a las necesidades actuales y facilitar el cumplimiento fiscal.
Entre las principales novedades destacan:
Emisión en tiempo real: Las facturas deben ser enviadas y registradas en plataformas digitales en el momento de la transacción, permitiendo un control más efectivo por parte de las autoridades fiscales.
Integración con la Administración Tributaria: La plataforma centralizada permite que las facturas sean verificadas y validadas automáticamente, reduciendo errores y posibles fraudes.
Estándar único y universal: Se establece un formato estándar para todas las facturas electrónicas, facilitando su gestión y archivo.
Mayor control y seguimiento: La autoridad fiscal puede acceder en tiempo real a las facturas emitidas y recibidas, mejorando la fiscalización y el cumplimiento tributario.
¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica?
Reducción de costos: Menos gastos en papel, impresión y almacenamiento físico.
Mayor eficiencia: Procesos más rápidos y automatizados.
Seguridad y control: Menor riesgo de errores y fraudes.
Cumplimiento fiscal: Facilita la declaración y pago de impuestos.
Sostenibilidad: Contribuye a la protección del medio ambiente al reducir el uso de papel.
¿Qué pasos deben seguir las empresas para adaptarse al nuevo sistema?
Capacitación: Formar al personal en el uso de las plataformas digitales y en las nuevas normativas. Implementación tecnológica:
Adquirir o actualizar los sistemas de facturación para cumplir con los requisitos del sistema.
Integración con plataformas oficiales: Conectar los sistemas internos con las plataformas de la administración tributaria.
Pruebas y validaciones: Realizar pruebas piloto para garantizar la correcta emisión y recepción de facturas.
Cumplimiento y seguimiento: Mantenerse actualizado con las normativas y realizar auditorías internas periódicas.
¿Cuándo entra en vigor?
En cuanto a cuándo es obligatorio Verifactu, el Real Decreto 254/2025, de 1 de abril, ha modificado el Real Decreto de 2023 y establecido como fechas de implantación el 1 de enero de 2026 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, y el 1 de julio de 2026 para el resto de empresas y autónomos.
QR en todas las facturas
A partir de 2026, en función de cuándo Hacienda concrete la fecha definitiva, todas las facturas deberán contar con un código QR que permitirá a los destinatarios de las mismas (incluidos consumidores) y a la Agencia Tributaria acceder a un enlace (URL) en el que aparecerá el NIF del obligado a emitirla, el número de serie o factura, la fecha de expedición y el importe total.
Además, las facturas deberán incorporar la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «Veri*factu».
Los sistemas de facturación deberán garantizar que no se oculten, manipulen o modifiquen datos contables de la compañía y, en el caso de detectar alguna alteración, deben alertar de ello.
Además, deberán permitir la trazabilidad de los registros de facturación, su conservación y legibilidad.
La Agencia Tributaria prevé crear también una aplicación gratuita de intercambio de información, pero solo para compañías que realicen menos de cien facturas al año.
¿Hay que enviar los registros de facturación a la AEAT?
La comunicación de los registros de facturación a la AEAT es voluntaria. El contribuyente tiene dos opciones:
Envío automático de cada registro de facturación a la Administración Tributaria (Sistema de emisión de facturas verificables o sistema Verifactu). Es la opción más cómoda y la recomendada por la Administración.
Registro sin envío de las facturas: cada registro debe estar firmado digitalmente y estar a disposición de la AEAT en cualquier momento
